U razgovoru sa advokatom koji vodi između tri i četiri stotine predmeta čuli smo rečenicu koja je bila povod za ovaj tekst. Portal proverava svakog dana. I dalje je propustio ročište. Izgubio je novac.
Prva reakcija je da je to pitanje discipline. Nije. To je pitanje kako je sistem postavljen.
Zašto svakodnevna provera ne pomaže
Provera portala je ručna radnja koja zavisi od toga da li je čovek tog dana stigao da je uradi. Zvuči pouzdano dok se ne pogleda kada se preskače.
Preskače se u nedelji sa četiri ročišta, dva roka i jednim hitnim predmetom. Preskače se kad je advokat na putu, kad je u sudu ceo dan, kad se razboli. Preskače se tačno onda kad ima najviše zakazanog, jer su to isti ti dani.
Svaki sistem koji zavisi od ljudske discipline otkazuje pod opterećenjem, a opterećenje je trenutak kad je otkazivanje najskuplje. To nije mana konkretnog advokata. To je osobina postavke.
Drugi problem je što provera ne obaveštava, nego čeka da je neko pokrene. Portal ne zove. Ako danas niste pogledali, promena od juče vas čeka na ekranu koji niste otvorili.
Koliko to zaista košta
Kad se propuštanje pretvori u brojku, poređenje sa cenom softvera postaje neprijatno.
U trošak ulazi izgubljena mogućnost u tom predmetu, vreme potrošeno na ispravljanje onoga što se ispraviti može, i razgovor sa strankom koji niko ne želi da vodi. Poslednja stavka je najskuplja, a nigde se ne knjiži: stranka koja je ostala bez roka retko ostaje klijent, i skoro sigurno nikoga ne preporučuje.
Za solo praksu koja radi na uobičajenim predmetima, jedan takav slučaj obično nadmaši ono što bi se za godinu dana platilo na pretplatu za softver. To je i razlog zašto je ovo prva stvar koju vredi rešiti, pre svake priče o veštačkoj inteligenciji.
Zašto je ovo najlakši deo za rešavanje
Većina razgovora o tehnologiji u advokaturi zapne na poverljivosti. Ko vidi spise, gde odlaze podaci, šta kaže komora. Ta pitanja su ozbiljna i pisali smo o njima odvojeno.
Praćenje rokova ih zaobilazi.
Ono što treba da se prati je javno: broj predmeta, zakazani termini, promene u toku postupka. Sadržaj spisa ne ulazi. Imena stranaka ne ulaze. Dokumentacija ne ulazi. Sistem koji gleda javni tok predmeta i šalje poruku kad se nešto promeni ne dodiruje ništa što je pokriveno advokatskom tajnom.
Zato ovo obično predlažemo kao prvi korak. Rešava skup problem, a ne otvara raspravu koja usporava sve ostalo.
Šta takav sloj radi
Praktično, to je program koji svakih nekoliko sati pogleda predmete koje ste naveli i uporedi ih sa onim što je video prošli put. Kad primeti razliku, javi.
Tri stvari odlučuju da li će raditi u praksi:
Gde stiže obaveštenje. Elektronska pošta se u zatrpanom sandučetu ne vidi. Poruka na telefon se vidi. Unos u kalendar koji već koristite se vidi najbolje, jer se pojavi tamo gde ionako gledate.
Koliko često javlja. Sistem koji javlja previše postaje šum i posle dve nedelje se gasi. Bolje je jedan pregled ujutru sa onim što se promenilo nego dvanaest pojedinačnih poruka.
Šta se dešava kad portal ne radi. Ovo je deo koji se najčešće preskoči. Ako se stranica promeni ili padne, program mora da javi da ne vidi, umesto da ćuti. Tišina koja izgleda kao da je sve u redu je gora od nikakvog sistema, jer se na nju oslonite.
Šta ovo nije
Ovo nije zamena za sistem u kojem vodite predmete. Ako vam Excel i sveska rade, mogu da nastave da rade. Zamena sistema za vođenje predmeta je veliki posao sa prenosom podataka i mesecima navikavanja, i ne treba je pokretati zbog rokova.
Ovo nije ni veštačka inteligencija. Nema tu ničeg pametnog. To je program koji pamti šta je juče video i uporedi sa današnjim stanjem. Zato je i pouzdan.
I nije trajno rešeno jednom zauvek. Portali se menjaju, i kad se promene, program prestane da radi dok ga neko ne popravi. To je stvarni trošak takvog sistema i treba ga znati unapred, jer sistem za praćenje koji niko ne održava je gori od nepostojećeg.
Odakle početi
Pre nego što bilo šta postavljate, vredi odgovoriti na dva pitanja.
Prvo, koliko puta se u poslednjih godinu dana desilo da nešto saznate kasnije nego što ste mogli. Ne mora da bude propušten rok. Dovoljno je da ste za promenu čuli tri dana kasnije.
Drugo, gde biste hteli da vas sistem obavesti. Ako odgovor nije mesto koje otvarate svaki dan, sistem neće raditi bez obzira koliko dobro bio napravljen.
Ako radite u kancelariji koja ovo pitanje ima otvoreno, pogledajte šta radimo za advokatske kancelarije ili nam pišite. Razgovor od pola sata je obično dovoljan da se vidi ima li tu posla ili nema.