Kancelarija sa četiri zaposlena plaća program za vođenje predmeta po korisniku. Plaća uredno pet godina. Nikad ne kasni.
Pitanje koje se retko postavlja glasi: šta ta kancelarija poseduje petog decembra pete godine, ako sutradan prestane da plaća.
Odgovor je ništa. Ne program, ne kod na kojem radi, ne pravo da ga i dalje koristi. Podatke verovatno može da izveze, o tome niže, ali sve ostalo nestaje onog dana kad uplata izostane.
Ovo nije optužba za pretplatni model. On ima smisla i za mnoge kancelarije je tačan izbor. Ali vredi znati šta se tačno kupuje, jer se plaća godinama.
Kako trošak raste
Cena po korisniku ima osobinu koja se ne vidi u prvoj godini: raste tačno onda kad kancelariji ide dobro.
Zaposlite pripravnika i cena raste. Zaposlite još jednog advokata i raste opet. Uzmete administrativnu pomoć i, kod većine ponuđača, raste i za nju.
Trošak je vezan za veličinu kancelarije, a ne za vrednost koju program donosi. Program radi isto sa četiri i sa osam ljudi, ali košta dvostruko. To je model naplate, ne odraz stvarnog troška ponuđača.
Uz to idu i dodaci. Modul za obračun. Modul za elektronski potpis. Više prostora za dokumenta. Svaki je pojedinačno mali i svaki se odobri bez razmišljanja, a zajedno često premaše osnovnu cenu.
Zato prvi korak nije poređenje ponuđača nego sabiranje. Uzmite izvod sa računa za prošlu godinu i saberite sve što je otišlo na programe. Broj obično bude veći nego što se očekivalo, i to je jedini broj koji je zaista vaš.
Šta se gubi, a šta ostaje
Kad se pretplata prekine, gubici nisu isti za sve.
Podaci najčešće ostaju. Ozbiljni ponuđači daju izvoz. Predmeti, kontakti, dokumenta obično se mogu preuzeti.
Oblik podataka je problem. Izvoz ume da bude tabela sa hiljadama redova koja izvan tog programa ne znači mnogo. Veze između predmeta, dokumenata i rokova su ono što je programu davalo smisao, i one se u izvozu često izgube.
Način rada se gubi u potpunosti. Šabloni koje ste pravili godinu dana. Podešeni tokovi. Pravila za rokove. Sve što je kancelarija sagradila unutar tuđeg sistema ostaje u tom sistemu, jer se nema gde preneti.
Poslednja stavka je prava cena prelaska i razlog zašto se kancelarije ne sele iako su nezadovoljne. Ne drži ih cena, drži ih to što bi ispočetka gradile ono što već imaju.
Pitanje koje se postavlja pre potpisa, ne posle
Postoji jedno pitanje koje odvaja ozbiljnog ponuđača od ostalih, i ne tiče se cene.
Pokažite mi kako izgleda izvoz svih mojih podataka, u kom obliku, i da li mogu sam da ga pokrenem bez vaše pomoći.
Ponuđač koji nema šta da krije pokazaće primer izvezenog fajla u toku razgovora. Ponuđač koji počne da objašnjava kako se to radi po zahtevu i uz podršku upravo vam je odgovorio na pitanje.
Ovo se pita pre potpisa jer tada imate pregovaračku poziciju. Posle tri godine, sa svim predmetima unutra, nemate nikakvu.
Kada kupovina ima smisla
Sopstveno rešenje nije uvek bolje i ne treba ga uzimati zbog principa.
Ima smisla kad su ispunjena tri uslova:
- Posao je ponovljiv. Radite isti tip predmeta u velikom broju. Naplata šteta, izvršenja, ostavine, sve gde se koraci ponavljaju.
- Znate tačno šta treba. Ne tražite još kako radite. Ako se način rada menja, sopstveni program se menja sa njim, i to košta.
- Neće se menjati iz osnova. Ako se za dve godine ceo posao okrene, platili ste nešto što više ne odgovara.
Ako nešto od ovoga ne stoji, pretplata je jeftinija, brža i pametnija. Sopstveno se ne uzima da bi se uštedelo prve godine, nego da trošak prestane da raste svaki put kad zaposlite čoveka.
Treća mogućnost koja se najčešće previđa
Izbor nije samo između pretplate i sopstvenog programa.
Najčešće nam se isplati manji, ciljani sloj koji radi jednu stvar dobro i stoji pored postojećeg sistema. Kancelarija zadrži ono što ima i ne prolazi kroz seobu, a reši konkretan problem koji je boli.
Primeri iz prakse: praćenje rokova pored postojećeg sistema, sastavljanje ponovljivih dokumenata iz vaših šablona, izveštaj koji vam program ne daje a treba vam svakog meseca.
To je mnogo manji posao od zamene sistema, ne traži prenos podataka, i ako ne uspe, izgubili ste malo. Zamena sistema za vođenje predmeta se pokreće retko i sa dobrim razlogom, a ne zato što jedna stvar ne radi.
Šta uraditi ove nedelje
Ne treba vam sastanak ni ponuda da biste počeli.
Saberite šta ste prošle godine platili na programe, sve zajedno, uključujući dodatke koje ste zaboravili. Zatim za svaki od njih pitajte ponuđača kako izgleda izvoz podataka i tražite da vam pokažu primer.
Ta dva podatka, godišnji trošak i stvarna mogućnost izlaska, dovoljna su za svaku sledeću odluku. Sve pre toga je nagađanje.
Ako želite da neko pogleda vaš skup programa i kaže šta se od toga može spojiti ili zameniti, radimo to za advokatske kancelarije. Prvi razgovor traje pola sata i ne košta ništa.