Pravilo je već poznato i ponavlja ga svaki ozbiljan izvor: u radu na predmetu smeju se koristiti samo alati koji su namenski razvijeni za pravnu industriju, koji rade na opremi kancelarije, ili koji garantuju da se uneti podaci ne čuvaju i ne koriste za dalje učenje modela. Rečenica je tačna i lako se pamti. Problem je što se na njoj sve i završava. Niko ne kaže kako se svaka od te tri mogućnosti zaista postavlja, ni čime se proverava da ponuđač govori istinu.
Ovaj tekst je taj deo. Nije o rizicima, o njima smo već pisali. Ovo je šta se traži, od koga, i koji papir mora da postoji pre nego što prvi predmet uđe u alat.
Tri mogućnosti, i nema četvrte
Kad se skine sav marketinški sloj, ostaju tačno tri načina na koja AI alat može da se koristi u radu sa poverljivim sadržajem. Svaki ima svoju cenu i svoje ograničenje.
Prva: model radi na opremi kancelarije
Model je instaliran na serveru ili jačem računaru u vašoj mreži. Sadržaj predmeta fizički ne izlazi napolje. Ovo je najstroža postavka i jedina kod koje rečenica „podaci ne napuštaju kancelariju” nije preterivanje.
Šta se plaća za to. Modeli koji staju na opremu koju kancelarija realno može da kupi slabiji su od najboljih dostupnih modela, i ta razlika se primeti na zadacima koji traže rasuđivanje. Neko mora da održava i ažurira sistem. Oprema je trošak koji se ponavlja, ne jednokratna kupovina.
Kada ima smisla. Za pretragu i sažimanje sopstvenih dokumenata, prepoznavanje teksta sa skeniranih papira i sređivanje arhive, lokalni model je često sasvim dovoljan. Za analizu složenog spora razlika u kvalitetu se oseti prvog dana.
Druga: poslovni nalog kod velikog ponuđača, sa dva uslova
Ovo je postavka koju većina kancelarija zapravo bira, jer daje najbolji model uz razuman trošak. Prihvatljiva je samo ako su ispunjena oba uslova, ne jedan.
Prvi uslov je isključeno učenje na vašim podacima. Vaš unos se ne koristi za dalje treniranje modela. Kod poslovnih naloga ovo je po pravilu podrazumevano, ali se proverava, ne pretpostavlja.
Drugi uslov je ugovoreno nečuvanje unosa. Ovo je deo koji se najčešće preskoči. I kada je učenje isključeno, ponuđači obično zadržavaju unos određeno vreme radi nadzora nad zloupotrebama, najčešće trideset dana, i u tom roku sadržaj može biti pregledan. Za dopisivanje o rasporedu to nikoga ne zanima. Za sadržaj predmeta zanima. Traži se ugovorena postavka u kojoj je rok čuvanja nula.
Treća: alat namenski razvijen za pravnu industriju
Gotovo rešenje koje unutar sebe koristi neki od velikih modela. Ovde se pitanje ne postavlja vama nego njima, jer oni imaju ugovor sa ponuđačem modela, a vi imate ugovor sa njima.
Zbog toga se ovde traži jedno pitanje više: koji model koristite u pozadini i pod kojim uslovima. Ako ponuđač na to nema jasan odgovor, njihova garancija vredi tačno onoliko koliko vredi njihov ugovor sa nekim trećim, a taj ugovor niste videli.
Šta je zajedničko svim trima
Papir. U sve tri mogućnosti dokaz nije podešavanje u alatu i nije rečenica na sajtu ponuđača, nego ugovor o obradi podataka koji imenuje četiri stvari:
- Rok čuvanja unosa, izražen brojem, ne opisno. „Ne čuvamo duže nego što je potrebno” nije rok.
- Da se unos ne koristi za učenje modela, izričito, kao obaveza a ne kao trenutna postavka koju ponuđač može da promeni.
- Spisak podobrađivača, to jest svih trećih lica kroz koja podatak prolazi, i obavezu da vas obaveste kad se spisak promeni.
- Gde se obrada geografski odvija, i da li podatak izlazi iz Evrope.
Ako ta četiri podatka ne mogu da se nađu u ugovoru, alat nije zaštićen. Nije važno koliko uverljivo ponuđač govori na sastanku. Kad se pitanje postavi pred komorom ili pred klijentom, pokazuje se ugovor, ne zapisnik sa sastanka.
Ono što nijedna od tri mogućnosti ne rešava
Model je video sadržaj. To važi za drugu i treću mogućnost bez izuzetka, i to je razlika koju vredi razumeti pre nego što se bilo šta potpiše.
Kada podatak izađe iz kancelarije do modela, on je obrađen. Da nije obrađen, ne bi bilo odgovora. Ugovoreno nečuvanje znači da ta obrada ne ostavlja trag koji neko kasnije može da pročita. Ne znači da se obrada nije dogodila.
Zbog toga je jedina tvrdnja koja se može odbraniti sledeća: podatak je izašao, obrađen je, i nije sačuvan ni kod koga. Ponuđač koji vam kaže da ništa nikada nije napustilo kancelariju, a model mu radi preko interneta, ili ne razume sopstveni proizvod ili računa da ga vi nećete pitati.
Kako se to proverava u praksi
Pet pitanja, i sva se postavljaju pre potpisa. Odgovori se traže napismeno, u dopisu ili u ugovoru, ne na sastanku.
| Pitanje | Prihvatljiv odgovor | Odgovor koji zaustavlja razgovor |
|---|---|---|
| Gde se model izvršava? | Na našoj opremi, ili kod imenovanog ponuđača u imenovanoj zemlji. | „To je u oblaku.” Bez imena ponuđača i bez zemlje. |
| Koliko dugo se čuva ono što unesemo? | Broj. Nula, ili konkretan broj dana upisan u ugovor. | „Ne duže nego što je potrebno.” |
| Da li se naš unos koristi za učenje modela? | Ne, i tako piše u ugovoru, ne u podešavanjima. | „Trenutno ne.” Trenutno se menja bez vašeg znanja. |
| Ko su podobrađivači? | Spisak, plus obaveza obaveštenja o izmeni. | „Radimo sa proverenim partnerima.” |
| Šta se dešava sa podacima kad raskinemo saradnju? | Brisanje u imenovanom roku, uz potvrdu o brisanju. | Nema odgovora u ugovoru. |
Kancelarija koja ovih pet odgovora ima napismeno može mirno da odgovori i klijentu i komori. Kancelarija koja ih nema oslanja se na to da niko neće pitati.
Odluka se donosi jednom, za celu kancelariju
Najčešća greška nije izbor pogrešnog alata. Najčešća greška je da izbora uopšte nema, pa svaki advokat koristi ono što mu se učinilo zgodnim, na svom nalogu, po svojim uslovima.
Tada kancelarija nema jedan odgovor nego onoliko odgovora koliko ima ljudi, i nijedan se ne može proveriti. Postavka koja radi izgleda ovako:
- Jedna odluka, napismeno, koja imenuje koji alat se koristi i pod kojim uslovima.
- Nalozi kancelarije, ne lični nalozi zaposlenih, jer se samo tako uslovi mogu proveriti i promeniti.
- Kratak spisak onoga što se ne unosi ni pod kojim uslovima, poznat svima.
- Jedno ime u kancelariji koje je odgovorno da se to poštuje.
Ova četiri reda staju na jednu stranu i rešavaju veći deo problema nego bilo koji izbor ponuđača.
Kada gotov alat nije odgovor
Postoji slučaj u kome nijedna od tri mogućnosti ne rešava problem, i vredi ga prepoznati na vreme. To je kada kancelariji ne treba pomoćnik za pisanje nego pristup sopstvenim podacima: predmetima, rokovima, dokumentaciji koja već postoji u nekom sistemu.
Tada se ne bira alat nego se razvija sloj koji spaja postojeći sistem kancelarije sa modelom pod uslovima koje kancelarija sama postavlja. To je skuplje od pretplate i traje duže, ali je i jedino rešenje kod koga uslovi obrade nisu tuđa odluka. O tome šta kancelarija zapravo poseduje posle pet godina plaćanja pretplate pisali smo odvojeno.
Šta uraditi ove nedelje
Bez obzira na to koju od tri mogućnosti kancelarija na kraju izabere, prvi korak je isti i traje jedno popodne.
- Napišite spisak alata koji se u kancelariji već koriste, uključujući lične naloge. Skoro uvek je duži nego što se očekuje.
- Za svaki proverite da li postoji ugovor o obradi podataka. Ako ga nema, taj alat od danas ne vidi sadržaj predmeta.
- Za onaj koji ostane, tražite pet odgovora iz gornje tabele napismeno.
- Zapišite odluku na jednu stranu i pošaljite je svima.
Ovo nije usaglašenost radi usaglašenosti. To je jedini način da na pitanje „gde su otišli podaci mog klijenta” postoji odgovor koji se može pokazati.
Zašto ovo pišemo
Razvijamo softver za advokatske kancelarije i redovno nas pitaju koji je alat bezbedan. Tačan odgovor je da to ne zavisi od alata nego od uslova pod kojima se koristi, i da se ti uslovi mogu proveriti za jedno popodne ako se zna šta se traži.
Ako vam treba mišljenje o postavci koju već imate, zakažite razgovor. Nemamo šta da prodamo kancelariji kojoj je dovoljno da promeni podešavanje i traži jedan papir od ponuđača, i to ćemo vam reći ako je tako.