Kratak odgovor
Popisna lista je spisak robe u koji komisija upisuje ono što je stvarno izbrojala na dan popisa. Za godišnji popis to je stanje na dan 31. decembra. Propisani obrazac ne postoji, ali lista mora da ima šifru, naziv, jedinicu mere, stvarnu i knjigovodstvenu količinu, razliku, cenu i vrednost, i potpise članova komisije. Knjigovodstvenu količinu komisija dobija tek pošto upiše stvarno stanje i potpiše listu. Izveštaj o popisu sa listama usvaja se najkasnije 60 dana pre roka za godišnji finansijski izveštaj, što je za popis 2026. godine 30. januar 2027.
Ispod je obrazac u Excelu koji možete odmah preuzeti, primer popunjene liste i pravila iz Pravilnika po kojima lista važi. Celu organizaciju popisa, od rešenja o popisu do knjiženja, opisali smo u tekstu Kako se radi godišnji popis robe u maloj firmi.
Besplatno · Excel
Obrazac popisne liste
Zaglavlje (naziv firme, PIB, magacin, datum popisa, stanje na dan), 15 kolona koje pokrivaju podatke iz Pravilnika, formule za stvarno stanje, višak, manjak i vrednost, zbir na dnu i mesta za potpise komisije i magacionera. Staje na A4 položeno. Drugi list je kratko uputstvo.
Šta dobijate
Jedna lista po lokaciji
- Radi u Excelu i LibreOffice-u
- 40 redova, lako se dodaju
- Sive kolone se računaju same
- Zaglavlje se štampa na svakoj strani
- Bez prijave i mejla
Obrazac nije propisan, slobodno ga menjajte
Šta je popisna lista i koji propis je traži?
Popisna lista je osnovni dokument godišnjeg popisa. U nju se upisuje šta se zaista nalazi u magacinu ili radnji, pored toga šta piše u knjigama. Razlika između ta dva stanja je višak ili manjak.
Obavezu popisa propisuje Zakon o računovodstvu u članu 20: pravno lice i preduzetnik rade popis imovine i obaveza i usklađuju stanje po knjigama sa stanjem po popisu na datum bilansa. Za većinu firmi datum bilansa je 31. decembar. Isti član kaže da način i rokove propisuje ministar finansija.
To je uradio Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, „Službeni glasnik RS“ br. 89/2020. Primenjuje se od popisa za 31. decembar 2021. i zamenio je stari pravilnik iz 2013. godine. Tekst je objavljen i na sajtu Ministarstva finansija.
Kada se popis radi osim 31. decembra?
Po članu 3. Pravilnika popis se radi i pri primopredaji dužnosti računopolagača, na primer magacionera, pri promeni prodajnih cena robe u maloprodajnom objektu, pri statusnoj promeni, likvidaciji i stečaju. Za sve te slučajeve koristi se ista popisna lista. Za maloprodaju koja vodi KEP knjigu, popis pri promeni cena je čest razlog za vanrednu listu.
Koje kolone mora da ima popisna lista?
Pravilnik ne daje obrazac. U članu 9. nabraja šta popis obuhvata: stvarne količine utvrđene brojanjem ili merenjem, promene između dana brojanja i dana popisa, knjigovodstveno stanje, razliku, cenu i vrednost. Član 8. dodaje da komisija pre početka dobija liste sa šiframa, nazivima, vrstom i jedinicama mere. Iz ta dva člana dobija se spisak kolona.
| Kolona | Šta se upisuje | Ko upisuje | Osnov u Pravilniku |
|---|---|---|---|
| Redni broj, šifra, naziv, jedinica mere | Podaci o artiklu iz šifarnika. Liste se pripremaju pre popisa. | Knjigovodstvo, pre popisa | Član 8. stav 4 |
| Izbrojano (stvarna količina) | Količina utvrđena brojanjem, merenjem ili procenom. | Komisija | Član 9. tačka 1 |
| Promene do dana popisa | Ulazi i izlazi između dana brojanja i 31. decembra, po prijemnicama i otpremnicama. | Komisija | Član 9. tačka 2 |
| Knjigovodstveno stanje | Količina iz knjiga na dan popisa. | Knjigovodstvo, posle potpisa komisije | Član 8. stav 5 i član 9. tačka 3 |
| Razlika: višak i manjak | Stvarno minus knjigovodstveno stanje, u dve odvojene kolone. | Računa se | Član 9. tačka 4 |
| Cena i vrednost | Cena po jedinici, vrednost po popisu, vrednost viška i manjka. | Knjigovodstvo, računa se | Član 9. tačke 5 i 6 |
| Napomena | Oštećena, zastarela ili tuđa roba. Može i na posebnoj listi. | Komisija | Član 10. stav 3 |
U zaglavlju svake liste stoje naziv firme, PIB, magacin ili lokacija, datum brojanja, dan na koji se popis vrši i broj strane. Za svaki magacin i svaku prodavnicu pravi se posebna lista, jer se višak i manjak utvrđuju po mestu gde je roba zadužena. Tuđa roba, na primer roba u komisionu ili na čuvanju, ide na posebnu listu, a potpisan primerak se vlasniku šalje u roku od deset dana od dana popisa (član 2. Pravilnika).
Kako izgleda popunjena lista?
Primer za magacin koji prodaje građevinski materijal. Drugi red je brojan 2. januara, a pre brojanja je otpremljeno pet komada, pa se tih pet dodaje da bi se dobilo stanje na dan 31. decembra.
| R. br. | Šifra | Naziv | JM | Izbrojano | Promene | Stvarno 31.12 | Knjig. stanje | Višak | Manjak | Cena (din) | Vrednost po popisu (din) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10045 | Šraf za drvo 4x40, kutija 200 kom | kutija | 48 | 0 | 48 | 50 | 0 | 2 | 320,00 | 15.360,00 |
| 2 | 20310 | Silikon providni 280 ml | kom | 115 | +5 | 120 | 118 | 2 | 0 | 410,00 | 49.200,00 |
| 3 | 30112 | Lepak za pločice C1, 25 kg | džak | 36 | 0 | 36 | 36 | 0 | 0 | 690,00 | 24.840,00 |
Obratite pažnju na znak u koloni Promene. Kad se broji posle 31. decembra, izlaz posle tog dana dodaje se sa plusom, a ulaz oduzima. Kad se broji pre 31. decembra, obrnuto: ulaz do 31. decembra ide sa plusom, izlaz sa minusom. Osnov za svaki broj u toj koloni je prijemnica ili otpremnica iz tog perioda.
Ko potpisuje popisnu listu i ko sme da bude u komisiji?
Listu potpisuju svi članovi komisije za popis. Firma ih određuje rešenjem, a pre početka popisa komisija pravi plan rada koji odobrava direktor (član 4. i 8). Za tačnost popisa i izveštaja odgovorni su članovi komisije (član 13).
Ako ste mikro pravno lice ili preduzetnik
Popis može da radi jedno lice (član 6. Pravilnika). Ono potpisuje listu i izveštaj i za njega važe ista pravila kao za komisiju.
Ako imate jednog magacionera
On ne sme biti u komisiji za robu koju sam vodi (član 5). Prisutan je pri brojanju i potpisuje listu kao lice koje rukuje robom, a svoje primedbe na razlike daje u izveštaju.
Ako imate više magacina ili prodavnica
Posebna lista za svaku lokaciju. Jedna komisija može da popiše više lokacija, ali svaka lista nosi naziv svoje lokacije i potpise.
Ako popis radite u Excelu ili programu
To je dozvoljeno (član 9. stav 3). Liste se na kraju štampaju i potpisuju. Nepotpisana tabela u računaru nije popisna lista.
Koje greške čine popisnu listu neispravnom?
Pravilnik izričito zabranjuje dve stvari. Ostale greške dolaze iz prakse i knjigovođe ih traže pri pregledu.
Zabranjeno Pravilnikom
Komisija je videla knjigovodstveno stanje
Ako lista stigne na brojanje sa već upisanim količinama iz knjiga, popis gubi smisao. Član 8. stav 5. traži da se knjigovodstveno stanje upiše tek posle stvarnog i posle potpisa komisije.
Zabranjeno Pravilnikom
Magacioner broji svoju robu
Lice koje rukuje robom ili je za nju zaduženo ne može biti u komisiji (član 5). Takav popis ne dokazuje ništa, jer isti čovek i vodi i proverava.
Iz prakse
Brisanje i prepravke
Pogrešan broj se precrta jednom linijom, pored se upiše tačan i parafira. Korektor, brisanje i pisanje preko broja otvaraju pitanje ko je i kada menjao listu.
Iz prakse
Prazni redovi i nepotpisane strane
Prazni redovi ispod poslednjeg upisa se precrtaju, strane se numerišu, a svaka strana nosi potpise. Tako se na listu ništa ne može dopisati posle potpisa.
Iz prakse
Nema promena do 31. decembra
Brojalo se 3. januara, a promene od 1. do 3. januara nisu upisane. Stanje tada nije stanje na dan popisa i razlike su pogrešne.
Iz prakse
Oštećena roba u istoj koloni
Roba čija je vrednost umanjena zbog oštećenja ili zastarelosti ide na posebnu listu ili u posebnu kolonu (član 10). Inače se vodi po punoj ceni.
U malom magacinu najviše vremena odnosi prepisivanje. Komisija broji na papiru, neko to prekucava u Excel, pa se traže greške u prekucavanju. Kada više ljudi broji istovremeno, papiri se spajaju ručno, a isti artikal na dve police lako se upiše dvaput ili nijednom.
U Oktopeaku smo zato razvili Magacin Pro, aplikaciju za magacin u kojoj se popis radi telefonom. Artikli se uvezu iz tabele, a na kraju aplikacija daje višak, manjak i popisnu listu.
Popis na dan 31. decembra, telefonom
Više ljudi broji istovremeno, bez prekucavanja sa papira. Aplikacija radi i tamo gde u magacinu nema signala.
Šta se radi sa popisnom listom posle brojanja?
Popisne liste idu uz izveštaj o popisu. Član 13. Pravilnika kaže šta izveštaj sadrži: stvarno i knjigovodstveno stanje, razlike, uzroke razlika, predloge kako da se razlike reše, način knjiženja i primedbe lica koja rukuju robom.
- Stvarno i knjigovodstveno stanje
- Razlike: višak i manjak
- Uzroci razlika
- Predlog: naknada, rashod, prihod
- Način knjiženja
- Primedbe magacionera
Direktor ili preduzetnik razmatra izveštaj uz predsednika komisije i knjigovođu i donosi odluku o usvajanju (član 14). Izveštaj, liste i odluka idu u knjigovodstvo, koje proknjiži razlike. Posle toga knjigovodstveno stanje jednako je stvarnom.
Kako se tretiraju manjak i višak?
Komisija prvo proverava da li manjak jednog artikla i višak drugog nastaju iz zamene, na primer kad je izdat jedan artikal a razdužen drugi. Takve razlike se mogu prebiti, ako to odobri odluka (član 13). Za ostali manjak predlog je da ga nadoknadi odgovorno lice ili da se prizna kao rashod, a višak se prihoduje.
Manjak ima i poresku stranu. Uredba o količini rashoda (kalo, rastur, kvar i lom) određuje do koje količine se na rashod ne plaća PDV. Manjak preko te granice smatra se prometom uz naknadu. Koliko je to za vašu robu i kako se knjiži, dogovorite sa knjigovođom pre nego što potpišete odluku.
Koji su rokovi za popis sa stanjem na dan 31. decembra 2026?
Popis se ne mora brojati baš 31. decembra. Firma rešenjem određuje dan na koji se popis vrši i period brojanja (član 4). Ako se broji pre ili posle, promene se upisuju u listu, kao u primeru iznad.
Decembar 2026.
Rešenje, komisija, liste
Rešenje o popisu i komisiji, plan rada, pripremljene liste sa šiframa i jedinicama mere, bez knjigovodstvenih količina.
31. decembar 2026.
Stanje na dan popisa
Datum bilansa. Sve liste se svode na stanje tog dana, bez obzira kada je brojano.
30. januar 2027.
Izveštaj usvojen
Poslednji dan za izveštaj o popisu i odluku o usvajanju, 60 dana pre roka 31. mart 2027. za finansijski izveštaj.
Rok od 60 dana stoji u članu 13. i 14. Pravilnika. Rok za redovni godišnji finansijski izveštaj je 31. mart naredne godine po članu 44. Zakona o računovodstvu. Firme sa drugačijom poslovnom godinom računaju od svog roka. Za popis tokom godine, na primer pri promeni magacionera, izveštaj se predaje najkasnije 30 dana posle popisa.
Ako vodite stalnu količinsku i vrednosnu evidenciju i ako ste tokom godine već uradili popis i proknjižili razlike, član 9. stav 2. dozvoljava da se kao stanje na datum bilansa upiše knjigovodstveno stanje. To je izuzetak sa jasnim uslovima, pa ga koristite samo kad ga knjigovođa potvrdi.
Kad magacin, prodaja i knjigovodstvo rade u tri odvojena programa, stanje se ne slaže samo od sebe i popis traje duže. Za takve firme pravimo programe po meri koji povezuju magacin, prodaju i knjigovodstvo.