Šta ordinacija poseduje posle pet godina plaćanja softvera

Za advokatske kancelarije smo već pisali šta ostaje posle pet godina plaćanja programa, i taj tekst se ne ponavlja ovde. Ordinacija ima dva razloga da račun napravi drugačije. Prvi je da kartone pacijenata mora da čuva godinama i posle poslednjeg pregleda, bez obzira na to koji program koristi, pa pitanje izvoza kod nje nije stvar udobnosti nego obaveze. Drugi je da program za ordinaciju naplaćuje potrošnju: poruke pacijentima, prostor za snimke, ponekad i svaki povezani uređaj. Ta potrošnja se retko sabira, a raste sa brojem pacijenata.

Šta ordinacija zapravo plaća svakog meseca?

Faktura ima tri sloja i vlasnik obično pamti samo prvi.

Prvi sloj je cena po korisniku. Svaki lekar, svaka sestra, svaka recepcija ima nalog i svaki nalog košta. Kod nekih ponuđača nalog za recepciju je jeftiniji, kod nekih nije. Ovaj sloj raste kad se zaposli čovek, i to je jedini sloj koji vlasnik zna napamet.

Drugi sloj su moduli. Telemedicina, analitika, mobilna aplikacija, integracija sa laboratorijom, marketinški paket. Uključeni su u prvoj godini jer ih je prodavac ponudio, ili zato što je jedan od njih zaista trebao. Svaki je pojedinačno mali i svaki se retko isključi, jer niko ne stigne da proveri koristi li se. O tome koji od njih ordinacija zaista koristi pisali smo u tekstu o elektronskom kartonu.

Treći sloj je potrošnja, i on je u ordinaciji drugačiji nego u kancelariji. Poruke pacijentima se naplaćuju po komadu ili po paketu, i što ordinacija bolje radi podsetnike, to više plaća. Prostor za dokumente se naplaćuje po gigabajtu iznad uključenog, a snimci i skenirani nalazi pune gigabajte brže nego što se očekuje. Kod nekih ponuđača se naplaćuje i svaki povezani uređaj ili svaka lokacija. Ovaj sloj raste sa brojem pacijenata, a ne sa brojem zaposlenih, pa raste i kad ordinacija ne zapošljava nikoga.

Kako izgleda račun sa vašim brojevima?

Nećemo navesti nijednu cenu, jer bi svaka bila pogrešna za nekoga i jer vaša faktura zna bolje. Tabela ispod se popunjava iz izvoda za prošlu godinu, ne iz cenovnika.

Zbir poslednje kolone je ono što ordinacija plati za pet godina. Naspram njega stoji cena sopstvenog sistema, jednokratna, plus godišnje održavanje koje ni sopstveni sistem ne izbegava. Cena sistema podeljena sa godišnjim zbirom iz tabele daje broj godina posle kojih je ordinacija u plusu. Taj broj je jedini koji vredi u odluci, i ne može da se dobije iz cenovnika ponuđača, samo iz vaše fakture.

Jedan red iz tabele zaslužuje posebnu pažnju: poskupljenja. Pretplata koja je bila prihvatljiva pre tri godine obično više nije ista. Cena po nalogu se povećava, uključeni prostor se smanjuje, modul koji je bio uključen postaje poseban. Ordinacija to ne prati jer svako pojedinačno poskupljenje bude malo, a odlazak bi značio seobu kartona.

Šta ostaje kad se prestane plaćati?

Ovde se ordinacija razlikuje od svake druge firme. Kad advokat prestane da plaća program, gubi udobnost. Kad ordinacija prestane da plaća, i dalje ima zakonsku obavezu da čuva zdravstvenu dokumentaciju godinama unapred, u obliku koji se može pročitati. Program nestaje, obaveza ostaje.

Ponuđač obično daje izvoz, i to je tačka na kojoj se odlučuje sve. Izvoz može da bude tabela sa hiljadama redova u kojoj su pacijenti u jednom fajlu, pregledi u drugom, dokumenti u trećem, a veza između njih u glavi programa koji se više ne plaća. Formalno je to izvoz. Praktično to nije karton, jer se za jednog pacijenta ne može sastaviti istorija bez ponovnog spajanja, a spajanje bez programa radi neko ko to naplaćuje.

Postoji i drugi deo koji se gubi u celini, i koji se ne vidi u izvozu: način rada. Šabloni nalaza koje je lekar doterivao dve godine. Tekst podsetnika koji pacijenti razumeju. Podešene uloge, ko šta vidi. Lista čekanja i pravila za kontrole. Sve što je ordinacija podesila unutar tuđeg programa ostaje u tom programu, jer nema gde da se prenese. To je stvarni razlog zbog kog ordinacije ostaju kod ponuđača kojim nisu zadovoljne: nije cena, nego to što bi sve ispočetka.

Šta se u sistemima koje smo razvijali pokazalo kao stvarna imovina?

Razvijali smo tri platforme sa zdravstvenim podacima, sve pod američkim propisima koji su stroži od domaćih, i svaka je isporučena tako da klijent poseduje kod i podatke. Iz toga se vidi šta u sistemu zaista vredi kad se ekrani sklone.

Prvo su podaci u obliku koji se razume bez programa. U platformi za vođenje slučajeva sa medicinskom dokumentacijom koju smo razvijali za firmu za strukturirana poravnanja, svaki slučaj, svaki dokument, svaka poruka i svaka beleška su u tabelama sa jasnim vezama: dokument zna kom slučaju pripada, ko ga je dodao, i da li sadrži medicinske podatke. Ta struktura je imovina. Neko drugi može da napravi nove ekrane nad njom za nekoliko nedelja, a da ne izgubi nijedan podatak.

Drugo je evidencija pristupa. U platformi za usaglašenost sa propisima američke agencije za lekove, koju smo spašavali posle prethodnog izvođača i isporučili za osam nedelja, evidencija je jedina stvar koju inspekcija zaista traži: ko je šta uradio, kada, nad kojim podatkom. Ona pripada ustanovi, a ne programu, i mora da preživi svaku promenu programa. Kod pretplate se retko izvozi, jer ponuđač na nju gleda kao na svoj unutrašnji zapis.

Treće su pravila. U platformi za smeštaj u domove za stare, redosled koraka kroz koje slučaj prolazi je zapisan na jednom mestu i proverava se na serveru, evidencija kontakata se ne briše, a slučaj stariji od 14 dana se sam prijavi. Ta pravila su znanje ustanove o tome kako radi, pretočeno u sistem. Kad je sistem vaš, pravila su vaša. Kad je sistem iznajmljen, pravila su podešavanja koja nestaju sa nalogom.

Kada se sopstveni sistem ne isplati?

Ovaj odeljak je važniji od sledećeg, jer ga ponuđači po meri obično preskaču.

Ordinacija sa jednim lekarom i jednom osobom na recepciji, koja koristi karton i kalendar i ništa više, sa pretplatom prolazi jeftinije, brže i bez brige o održavanju. Račun iz tabele će to pokazati, jer su dva naloga puta 60 meseci mali broj naspram bilo kog sistema po meri.

Ordinacija koja ne zna kako će raditi za dve godine, jer se širi, spaja sa drugom, menja delatnost ili razmišlja o prodaji, ne treba da razvija sopstveni sistem. Sistem se razvija po načinu rada, i ako se način rada okrene, platilo se nešto što više ne odgovara.

Ordinacija koja nema nikoga ko će biti odgovoran za sistem, ni unutra ni spolja, takođe ne. Sopstveni sistem traži nekoga ko ga održava, i ako je to samo ugovor sa firmom koja ga je razvila, to je i dalje mesečni trošak koji ide u račun.

Kada se isplati?

Kad broj naloga raste iz godine u godinu, pa red „rast broja naloga” iz tabele postane najveći. Sopstveni sistem ne zna koliko ljudi ga koristi i ne naplaćuje razliku.

Kad ordinacija ima više lokacija, ili tok rada koji gotov program ne prati: dnevnu bolnicu, fizikalnu terapiju sa paketima tretmana, laboratoriju sa sopstvenim redosledom, dom za stare u kom svaki korisnik ima plan nege. Tu se gotov program zaobilazi tabelama i sveskama, a svako zaobilaženje je trošak koji se ne vidi na fakturi.

Kad se plaćaju moduli koji se ne koriste, a nedostaje jedan koji ne postoji. Ordinacija u tom položaju plaća za šest stvari da bi dobila tri, i ručno radi četvrtu.

I kad ordinacija zna da će za pet godina raditi otprilike kao danas. To je uslov bez kog sve ostalo ne važi.

Postoji li nešto između?

Izbor nije samo pretplata ili sopstveni sistem, i ova mogućnost je za većinu ordinacija najbolja.

Ako program koji koristite ima način da se iz njega čitaju i u njega upisuju podaci, deo koji nedostaje može da se razvije kao sloj pored njega. Podsetnici i lista čekanja pored postojećeg kalendara. Portal na kom pacijent preuzima nalaz, pored postojećeg kartona. Izveštaj koji program ne daje. Ordinacija zadrži ono što ima, ne prolazi kroz seobu kartona, a reši ono što je boli. Taj sloj je njen, i ako se program jednog dana promeni, sloj se poveže sa novim.

To je posao mnogo manji od zamene sistema i mnogo manje rizičan. Uslov je da program ima pristup podacima i da ponuđač to ne naplaćuje kao poseban modul. To se proverava pre bilo kakve ponude, i ponekad je odgovor da ponuđač takav pristup ne daje, što je samo po sebi podatak za tabelu.

Šta uraditi ove nedelje?

Četiri stvari, nijedna ne traži sastanak sa nama.

1. Iz izvoda za prošlu godinu popunite tabelu iz ovog teksta. Sve stavke, uključujući poruke i prostor koje niste računali.
2. Prebrojte naloge koje plaćate i naloge koji su se prijavili prošlog meseca. Razlika je prva ušteda i ne traži nikakvu odluku.
3. Tražite od ponuđača primer izvoza za jednog pacijenta: sve preglede, dokumente i beleške, u obliku koji možete da otvorite bez njegovog programa. Ne opis, nego fajl.
4. Pitajte da li program ima način da se sa njim povežu drugi sistemi, i da li se to naplaćuje.

Sa ta četiri odgovora ordinacija može da donese odluku bez ijedne ponude. Ponekad je odluka da se ništa ne menja, samo da se isključe tri modula i ugase dva naloga. To je takođe rezultat.

Zašto ovo pišemo

Razvijamo softver po meri za ordinacije, klinike i domove za stare, sa fiksnom cenom i kodom koji ostaje ustanovi. Tekst kaže kad se to ne isplati, jer ćemo isto reći i na razgovoru. Ako posle popunjene tabele hoćete da neko pogleda brojeve i kaže šta bi se od toga moglo spojiti, zameniti ili ostaviti na miru, razgovor traje pola sata.